Грат Вест» избавился от расхождений с клиентами благодаря Контур.EDI

Крупный поставщик игрушек автоматизировал документооборот с заказчиками.

«Грат Вест» ― один из ведущих дистрибьюторов рынка игрушек. Сегодня он работает через сервис электронного заказа Контур.EDI с 12 наиболее крупными клиентами. Электронный документооборот помог компании избавиться от потерь документов, из-за которых появляются кассовые разрывы и трудности с учетом, и снизить трудозатраты при работе с заказами.

До внедрения Контур.EDI — системы электронного документооборота для ритейла компании СКБ Контур — клиенты направляли поставщику свои заказы в формате xls по e-mail. Но у магазинов и торговых сетей своя номенклатура, артикулы, наименования, часто даже штрих-коды. Поэтому менеджерам «Грат Веста» нужно было сопоставить заказ со своими справочниками: кропотливый, по большей части ручной труд, не дающий гарантии, что результат будет без ошибок.

Закрывающие документы отправлялись с поставкой: и собственным транспортом «Грат-Веста», и силами транспортных компаний. Но на деле периодически не возвращались в офис поставщика. Пропажа обнаруживалась спустя несколько недель после отправки, когда уже проще отправить документы заново, чем найти прежние.

«Потерянные документы — обычное дело для бумажного документооборота, никто уже не удивлялся, когда это происходило, — поясняет Владимир Кузнецов, директор службы информационных технологий «Грат Вест». — Даже сейчас после того, как мы переходим с клиентом на Контур.EDI, еще в течение нескольких месяцев всплывают „бумажные хвосты“ — не доставленные вовремя документы, которые все-таки дошли до адресата».

Чтобы автоматизировать систему заказа товара и формирования закрывающих документов, «Грат Весту» нужно было интегрировать Контур.EDI со своей учетной системой. Компания пользуется 1С «Управление торговлей». Но за время работы она существенно доработала систему под свои нужды: добавила модули управления ценообразованием, транспортом, складом, каталогами и др. В итоге от начальной конфигурации остался минимум.

«Для стандартной, коробочной конфигурации у нас есть интеграционный модуль для 1С. Чтобы использовать его для кастомной 1С „Грат Вест“, требовались изменения как в учетной системе, так и в модуле. Вместе с IT-специалистами компании мы внесли их за месяц. „Грат Вест“ получил действующее интеграционное решение, которое обеспечивает цепочку EDI: заказ — уведомление об отгрузке — акт приемки, ТОРГ-12, счет-фактура», — рассказывает Павел Большаков, эксперт по интеграции с 1С Контур.EDI.

В результате «Грат Вест»:
- свел к минимуму расхождения с заказчиками по ценам и сумме НДС;
- снял разногласия с клиентами из разряда «не то заказывали, не по тем ценам, не в те сроки». Сеть делает заказы по согласованному справочнику номенклатуры и прайс-листу;
-  получил прозрачный документооборот: сотрудникам легче и надежней контролировать документы по отгрузке, которая уже произошла. Всю информацию можно получить в системе.

«Когда мы внедряли EDI, мы не задумывались о том, какой будет эффект. Нам было важно не потерять ключевого клиента, вслед за которым мы перешли на электронный заказ, — признается Владимир Кузнецов. — Полученные результаты стали для нас бонусом. Теперь нашим сотрудникам неважно, сколько документов они отправляют в неделю: один или сто. Через Контур.EDI им одинаково просто это сделать. Мы можем не нанимать новых офисных сотрудников на эту работу, если объем возрастает».